Ergebnisorientierte Kanzleiführung. Von der Geschäftsordnung der Geschäftsführer bis zu den Zeitbudgets der Mitarbeiter, alles geregelt.
Endlich Klarheit darüber, wer in Ihrer Kanzlei wofür sorgt. Fünf Bände führen Sie durch jede Entscheidung, die dafür ansteht, von der Ebene der Eigentümer bis zur letzten Stunde eines Mitarbeiters. Am Ende steht ein Organigramm, in dem jede Stelle ein Ergebnis und einen Vertreter hat.
Drei Dinge ändern sich sofort
Endlich Klarheit
Jeder in Ihrer Kanzlei weiß, wofür er geradesteht, wem er es vorlegt und wer einspringt, wenn er ausfällt. Keine Zuständigkeit, die zwischen zwei Schreibtischen liegt.
Endlich klare Entscheidungen
Die Fragen, die in jeder Kanzlei irgendwann auftauchen, sind hier gestellt, ausformuliert und mit einem Vorschlag versehen. Sie entscheiden in wenigen Sitzungen, was sonst jahrelang offenbleibt.
Endlich Struktur
Die Zahlen passen von oben nach unten zusammen: vom Ziel der Eigentümer über die Ressorts und Teams bis zu den Stunden, die ein Mitarbeiter zur Verfügung hat.
Woran man merkt, dass die Ordnung fehlt
Keiner dieser Punkte ist ein Fehler einzelner Menschen. Sie sind die Folge davon, dass nie festgelegt wurde, wer wofür sorgt.
- Zwei Partner beantworten dieselbe Frage verschieden, und beide meinen es ernst.
- Eine Aufgabe bleibt liegen, weil jeder annimmt, der andere erledigt sie.
- Die Teamleitung führt, hat aber nie gehört, woran sie gemessen wird.
- Fällt ein Mensch aus, steht ein Teil der Kanzlei still.
- Das Jahresziel steht im Businessplan, aber niemand weiß, welcher Teil davon auf seinem Schreibtisch liegt.
- Über Zeitbudgets wird gesprochen. Gerechnet wird nicht.
Was dabei geregelt wird
Sieben Felder, in dieser Reihenfolge. Jedes hängt am vorigen, und keines bleibt der Auslegung überlassen.
- Die Geschäftsordnung der Geschäftsführung: wer entscheidet allein, wer gemeinsam, und was passiert beim Patt.
- Der Businessplan: das Ziel der Eigentümer, heruntergerechnet auf Zahlen, mit denen sich führen lässt.
- Der Ressortschnitt: wie viele Ressorts, wer führt welches, und welches Ziel trägt jedes.
- Die Teams und ihre Budgets: der Schnitt unterhalb des Ressorts, mit dem Budget, das dazugehört.
- Die Zeitbudgets der Mitarbeiter: wie viel verrechenbare Arbeit einem Mitarbeiter zugeordnet ist, nachgerechnet statt geschätzt.
- Die Verantwortlichkeiten: je Rolle ein Blatt: welches Ergebnis, welcher Maßstab, welche Vertretung.
- Der Berichtsrhythmus: wer legt was vor, wann, und woran erkennt der andere, dass es in Ordnung ist.
Und auf jeder Ebene darf zurückgerechnet werden, bevor gezeichnet wird. Was unten nicht aufgeht, geht nach oben zurück und nicht nach unten weiter. Erst dadurch wird aus einer Zahl eine Zusage.
Fünf Bände, 1.284 Seiten
Ein Verhältnis je Band: Eigentümer und Geschäftsführung, Geschäftsführung und Ressort, Ressort und Team, Team und Mitarbeiter. Zu jeder der 333 Entscheidungen liegt ein Vorschlag bei.
Band 1 · Das Innenverhältnis
Was die Eigentümer vorgeben, woran sie messen, was zurückkommt. Dazu die Geschäftsordnung der Geschäftsführung.
268 Seiten
Band 2 · Der Plan und der Schnitt
Der Businessplan, der Ressortschnitt mit der Zielverteilung und die Planung, mit der ein Ressort dagegenhält.
316 Seiten
Band 3 · Die Ressortleitung
Wie ein Ressort geführt wird und wie es seine Teams zuschneidet, samt Teambudget.
160 Seiten
Band 4 · Der Teamleiter
Teamplanung, Teamordnung, das Zeitbudget je Mitarbeiter und die Vereinbarung mit dem Mitarbeiter. Hier kommt alles an.
308 Seiten
Band 5 · Die Rollen und das Berichtswesen
Jede Rolle mit ihrem Ergebnis, das Berichtswesen und die Vertretung, damit nichts an einem einzelnen Menschen hängt.
232 Seiten
Woran Sie sehen, dass es wirklich trägt
Ein Plan trägt erst, wenn die Summen aufgehen. Genau das lässt sich hier nachrechnen:
| Die Zeitbudgets aller Mitarbeiter | ergeben das Team |
| Die Teams | ergeben das Ressort |
| Die Ressorts | ergeben die Geschäftsführung |
| Die Geschäftsführung | ergibt den Plan der Eigentümer |
Stimmt eine dieser Summen nicht, ist der Plan eine Prognose.
Keine Vorschrift, eine Vorlage
Sie entscheiden. Das Buch legt vor.
Nichts darin ist verbindlich. Zu jeder Frage stehen die gangbaren Wege nebeneinander, jeder mit dem, was er Ihnen einbringt und was er Sie kostet, dazu eine Empfehlung. Sie wählen, beschreiben Ihren eigenen Weg oder vertagen ausdrücklich, mit Namen und Frist.
So kommen Sie auch dann voran, wenn noch nicht jede Zahl vorliegt. Was offen ist, steht am Ende jedes Blattes als Aufgabenliste und geht nicht verloren.
Ihr eigenes Kanzleihandbuch
Nicht ein Buch über Kanzleiführung, sondern Ihr Buch über Ihre Kanzlei: alles, was Sie vereinbart haben, gedruckt, mit dem Namen Ihrer Kanzlei auf dem Umschlag.
1 · Die Vorbereitung, online
Rund fünf Stunden, angeleitet. Was unstrittig ist, wird vorab geklärt, damit die Tage vor Ort dem gehören, worüber Sie wirklich reden müssen.
2 · Zwei Tage vor Ort
Ihre Runde geht die Fragen durch. Zu jeder liegt ein Vorschlag auf dem Tisch. Besprochen wird, wo Sie widersprechen.
3 · Ihr Stand am Ende von Tag zwei
Alles Entschiedene ist festgehalten, alles Offene steht mit Namen und Frist daneben. Es gehört Ihnen.
4 · Satz und Durchsicht
Daraus wird Ihr Handbuch gesetzt. Es enthält nur noch den Weg, den Sie gewählt haben. Sie lesen es gegen und schließen, was offen blieb.
5 · Druck und Lieferung
Gedruckt mit dem Namen Ihrer Kanzlei auf dem Umschlag. Das Buch kommt nicht am Workshoptag, sondern nach Ihrer Durchsicht.
Drei Teile, einzeln oder zusammen
Jeder Teil trägt für sich, zusammen greifen sie ineinander. Welcher Zuschnitt zu Ihrer Kanzlei passt, klären wir im Erstgespräch.
Die fünf Bände
Das Werk selbst, gedruckt, mit allen Vorlagen und Tafeln. Jeder Band ist einem Verhältnis gewidmet und trägt vorn, was aus der Ebene darüber vorausgesetzt wird. Auch allein verwendbar.
Der Workshop mit Ihrem Handbuch
Vorbereitung, zwei Tage vor Ort und daraus Ihr eigenes, gedrucktes Kanzleihandbuch: die Vereinbarung Ihres Innenverhältnisses auf Papier. Dazu das digitale Werkzeug, das mitrechnet und Ihren Stand sichert.
Die laufende Begleitung
Was je Ressort, je Team und je Mitarbeiter zu wiederholen ist, füllen Sie nach. Die Begleitung hält diese Runden in Gang und zieht Ihr Handbuch nach, wenn sich etwas geändert hat.
Was es nicht ist
- Keine Rechtsberatung. Ihr Gesellschaftsvertrag wird nicht angefasst, sondern nur in Bezug genommen.
- Keine Stellenbeschreibung im arbeitsrechtlichen Sinn. Jedes Blatt ist eine Vereinbarung im Innenverhältnis. Die arbeitsrechtliche Seite klären Sie gesondert.
- Keine Vorschrift, wie Sie arbeiten. Festgehalten wird, wer für welches Ergebnis geradesteht. Wie Ihre Kanzlei ihre Abläufe organisiert, entscheiden Sie.
Stefan Eisl
Über zehn Jahre Leiter des Teams Kanzlei.Consulting bei DATEV in Österreich. Heute begleitet er Steuerberatungskanzleien bei Strategie, Honoraren und Führung.
Dieses Werk ist aus der Arbeit mit Kanzleien entstanden, nicht am Schreibtisch. Die Beispiele sind durchgerechnet, die Zeitangaben stammen aus echten Workshops, und zu jeder Frage liegt ein Vorschlag bei, weil eine Runde, die bei null anfängt, nie fertig wird.
Noch offen?
Für welche Kanzleigröße ist das gedacht?
Für Kanzleien, in denen geführt werden muss, weil nicht mehr alles über den Schreibtisch des Inhabers läuft. Es beginnt bei zwei Eigentümern und trägt bis über hundert Mitarbeiter.
Wie lange dauert das?
Die Ebene der Kanzlei, also alles von der Geschäftsordnung bis zum Berichtswesen, schaffen Sie mit Vorbereitung in zwei Tagen. Was sich je Team und je Mitarbeiter wiederholt, füllen Sie danach in Ihrem Takt nach.
Müssen wir alle fünf Bände durcharbeiten?
Nein. Jeder Band steht für ein Verhältnis und funktioniert auch allein. Vorn in jedem Band steht, was aus der Ebene darüber vorausgesetzt wird, mit einer Liste zum Nachtragen.
Müssen wir alles auf einmal entscheiden?
Nein. Jede Frage lässt sich auch ausdrücklich vertagen, mit Namen und Frist. Offene Punkte halten nichts auf, sie stehen am Ende jedes Blattes als Aufgabenliste.
Was bedeutet „ergebnisorientiert“ hier konkret?
Jede Stelle trägt ein Ergebnis, keinen Aufgabenkatalog. Daran wird sie gemessen, dafür legt sie vor, und dort springt die Vertretung ein.
Was kostet das?
Das hängt vom Zuschnitt ab: ob Sie mit den Bänden allein arbeiten, den Workshop dazu nehmen oder die laufende Begleitung. Das besprechen wir in einem Erstgespräch.
Endlich wissen alle, wer wofür sorgt.
Und was passiert, wenn einer ausfällt.
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